Assistante Exécutive

Entreprise: Terminal Maritime

Type de contrat de travail:
Temps plein

Secteur d'activité:
Transport maritime, douane et services

Localisation: Port-au-Prince, Haiti

Date d'embauche: 10 juillet 2015

Publiée le: Jun 10, 2015

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Assistante Exécutive at Terminal Maritime

Description du poste:

• Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails (externes et internes).

• Rédiger et/ou mettre en forme divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, ...).

• Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.

• Contrôler les courriers des départements avant présentation à la signature du Directeur général ou autres Directeurs.

• Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur.

• Assurer le classement et l’archivage.

• Travailler avec les partenaires extérieurs, Conseil d’administration, Agences maritimes,...

• Organiser les réunions de travail du Directeur General et autres Directeurs.

• Tenir les agendas électroniques du Directeur général.

• Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous.

• Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.

• Rédaction de notes, éléments langage pour réunions, convocations, ...

• Commande plateaux-repas, réservation restaurant.

• Gérer les retours d’information concernant les dossiers transmis.

• Suivre les courriers sélectionnés annotés par le Directeur général et autres Directeurs.

Qualifications requises:

 Diplôme de secrétariat ou formation en administration.
 Capacité à travailler en équipe.
 Sens de l’organisation, réactivité, rigueur.
 Très bonnes qualités rédactionnelles.
 Maîtrise de l’outil informatique : logiciel courrier, Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, ...).
 Veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives).
 Discrétion, confidentialité, disponibilité (permanences à assurer).

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